Veel ondernemers hebben er al van gehoord, maar nog weinig passen de regeling toe: de werkkostenregeling (WKR). Nadat vier jaar lang twee regelingen naast elkaar hebben bestaan, is de WKR vanaf 1 januari 2015 de enig toepasbare regeling voor kostenvergoedingen aan werknemers.
De WKR vervangt alle diverse regels en wetten rondom de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Doel is dat het een versimpeling wordt, maar voor u als werkgever brengt het nog een hoop papierwerk en zorgen met zich mee.
Met de vrije ruimte kunt u werknemers onbelast kosten vergoeden en loon in natura verstrekken. Die vrije ruimte zal in 2015 1,2% van de totale fiscale loonsom van uw bedrijf zijn. Voordeel is, dat wanneer u binnen die ruimte blijft, u bijvoorbeeld geen bonnetjes meer hoeft te bewaren. Blijft u als werkgever echter niet binnen dit percentage maar betaalt u hierboven toch nog kosten, dan moet u een eindheffing van 80% aan de fiscus betalen. Dat kan dus onnodig hoge kosten opleveren.
Bepaalde kosten mogen nog steeds vergoed worden en blijven dan ook buiten de vrije ruimte. Zo mag u nog steeds een onbelaste kilometervergoeding geven van € 0,19 voor zakelijk gereden kilometers. Ook blijft belastingvrije vergoeding van studie- en verhuiskosten mogelijk. Voor vergoeding of verstrekking van bijvoorbeeld kerstpakketten, fietsen, personeelsfeesten, telefoonkosten, computers en i-pads verandert er wel het een en ander. Heeft u als werkgever dat soort regelingen, dan is er waarschijnlijk werk aan de winkel.
Wat moet u voor 1 januari allemaal doen als werkgever:
– inventariseer alle huidige vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel
– bepaal welke vergoedingen en verstrekkingen wel of niet onder de werkkostenregeling vallen
– bepaal uw vrije ruimte
– neem maatregelen om zo mogelijk arbeidscontracten aan te passen
– pas zo nodig de salaris- en financiële administratie aan
U heeft nog even de tijd, maar maak toch werk van de werkkostenregeling!
Van Vugt & Van Hulten Belastingadviseurs, augustus 2014