Op 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling verplicht ingevoerd. Dit kan invloed hebben op uw administratie en in sommige gevallen ook op uw loonkosten. Wij informeren u daarover.
Wat houdt de werkkostenregeling in?
De werkkostenregeling heeft betrekking op loon, loon in natura (de verstrekkingen) en kostenvergoedingen die een werknemer van u ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan reis- en studiekosten, een personeelsfeest, het kerstpakket, koffie en telefoonkosten.
Nu is er een groot aantal in de wet benoemde kosten die, afhankelijk van bijvoorbeeld de soort kostenvergoeding, per individuele werknemer (deels) belast of onbelast gegeven kunnen worden. Dat stelsel is vervangen door de werkkostenregeling.
In de werkkostenregeling worden alle vergoedingen en verstrekkingen in eerste instantie als te belasten loon aangemerkt. Hier zijn enkele uitzonderingen op. Die uitzonderingen zijn:
– de zonder belastingheffing te vergoeden bedragen of te verstrekken loon (dat vormt het van heffing vrijgesteld loon)
– verstrekkingen waarvoor een nihilwaardering geldt
– de vergoeding van de zogenaamde intermediaire- en de noodzakelijke kosten
Alles wat een werknemer ontvangt van zijn werkgever en dat past binnen deze uitzonderingen wordt niet belast met loonheffing. Van sommige kostenposten wordt de waarde forfaitair als loon bepaald.
Wat is de vrije ruimte?
Naast de bovenbedoelde onbelast te vergoeden bedragen of vrij te verstrekken loon in natura is er nog het nieuwe begrip ‘vrije ruimte’. Bovenop de hiervoor genoemde uitzonderingen mag u ter grootte van de vrije ruimte ook nog een kostenvergoeding geven. Dat kan aan alle individuele werknemers samen, maar de vrije ruimte kunt u ook aan één of meer werknemers besteden. Er is meer vrijheid dan voorheen.
De vrije ruimte is een percentage van uw fiscale loonsom. Dit percentage bedraagt in 2015: 1,2% (2014 1,5%).
Wat is belast en hoe wordt dat belast
Wat u bovenop de niet onbelast te vergoeden of te verstrekken loon én buiten de vrije ruimte nog geeft aan uw werknemers is belast met loonheffing. Dat kunt u misschien in rekening brengen bij een werknemer, maar dat kunt u binnen de werkkostenregeling ook via een vast percentage eindheffing (80%) voor eigen rekening nemen. Niet verhaalde (verkeers)boetes en de bijtelling van de auto zijn uitgezonderd. Dat is altijd belast loon.
Wat moet uw accountant van u weten
Om te kunnen beoordelen of u binnen de marges van onbelastbaarheid van de werkkostenregeling blijft is informatie nodig. Daarvoor is een checklist beschikbaar. Daarna zijn de fiscale gevolgen in kaart te brengen en kan zo nodig de administratie daarop aangepast worden.
Slot
Heeft u nog vragen? Stel ze gerust aan ons.
Van Vugt & Van Hulten Belastingadviseurs, oktober 2014